Заявление на выдачу дубликата трудового договора: образец 2024 года, как писать заявление, запрос копии документов
Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.
Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно
Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона.
Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.
Кто выдает
Правила ведения и хранения трудкнижек регулируют, когда и как происходит оформление дубликата трудовой книжки при утере. Они утверждены постановлением правительства № 225 от 16.04.2003. Обязанность по оформлению возложена на работодателя:
- бывшего, если вы не работаете после увольнения;
- настоящего, если вы уже работаете.
Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил).
Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п.
7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4).
Не стоит надеяться на него полностью. Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям.
Запись в трудкнижке на этой основе не сделать. Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.
Какие документы пригодятся для восстановления
Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:
- реквизиты распоряжений о приеме и увольнении, переводе с должностей;
- приказы (распоряжения) и выписки их них;
- справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
- лицевые счета;
- личные дела и карточки;
- бухгалтерская документация об оплате труда;
- профсоюзный билет и т. д.;
- архивные справки, если организации уже нет; решения суда об установлении стажа.
Основные правила
Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:
- он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
- исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
- вносится персональная информация о работнике;
- перечисляются занимаемые должности и позиции;
- фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
- заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.
В новую трудкнижку не вносят данные:
- которые нет возможности подтвердить документально;
- неточные, ошибочные и недостоверные.
Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):
- Подготовить новый бланк.
- Правильно внести подтвержденные записи.
Оформление дубликата трудовой книжки
Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.
Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:
Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:
- кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
- обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
- руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).
Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:
- напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
- внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).
На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).
Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:
В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):
- рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
- интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
- даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
- в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
- сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
- в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.
Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:
- Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
- Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
- Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.
Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:
- Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Снимите с учета оригинал (при необходимости).
- Выдайте новый бланк владельцу под расписку.
Стоимость оформления
Стоимость бланка не взимается в случаях:
- массовой утраты оригиналов при чрезвычайных ситуациях;
- если ошибки допущены ответственным работником при первичном заполнении;
- порчи не по вине работника.
Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки. Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил).
Можно ли иметь две
Нет прямого запрета на одновременное существование двух трудовых. ПФР предупредил: при совпадении нескольких периодов стажа учтется только один по выбору застрахованного (п. 2 ст. 16 ФЗ-255).
Следующая
